Eigentuemerversammlung
Eigentuemerversammlung

Eigentümerversammlung

Mindestens einmal jährlich muss der Hausverwalter eine Eigentümerversammlung einberufen. Schon bei der Einladung ist einiges zu beachten, weitere Tücken lauern bei den Abstimmungen. Tipps, wie Sie die Anfechtbarkeit von Beschlüssen vermeiden.

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Eigentümerversammlung – die vier häufigsten Stolperfallen für Hausverwalter

Bereits die Einberufung zur Eigentümerversammlung birgt Tücken. Damit die Beschlüsse gültig sind, müssen Sie als Hausverwalter noch andere Hürden überwinden. Erfahren Sie hier die vier wichtigsten Stolperfallen auf einen Blick.

Eigentümerversammlung – in vier Schritten zur Durchführung

Von der Einladung über die rechtsgültige Abstimmung bis zum Versenden des Protokolls – die Aufgaben eines Hausverwalters bei der Eigentümerversammlung sind komplex. Insbesondere die einzuhaltenden Fristen und verschiedene Regeln zum Stimmrecht legen der Verwaltung oft Steine in den Weg. Die folgenden vier Punkte helfen dabei, die Durchführung von Eigentümerversammlungen zu optimieren:

1. Richtig und fristgerecht einberufen

Die Ladungsfrist zur jährlichen ordentlichen Eigentümerversammlung beträgt mindestens zwei Wochen. In dringlichen Fällen können Sie die Einladung noch eine Woche vor dem Versammlungstermin verschicken. Den rechtlichen Anforderungen ist dabei auch mit einer E-Mail oder einem Telefax Genüge getan. So sparen Sie Zeit und Portokosten. Als Hausverwalter sollten Sie sich die digitale Übermittlung aber zuvor bewilligen lassen – etwa mit einer vorbereiteten Erklärung, die die Eigentümer während der Eigentümerversammlung unterzeichnen.

Sobald mehr als 25% der Eigentümer eine außerordentliche Eigentümerversammlung wünschen, sind Sie als Verwalter verpflichtet, diese einzuberufen. Die Einladung muss ebenfalls schriftlich erfolgen, bei besonderer Dringlichkeit können Sie die Einladungsfrist aber auf wenige Tage verkürzen.

Praxistipp: Bei aktuellen Problemen kann der Verwaltungsaufwand schnell aus dem Ruder laufen. Darum ist es ratsam, dass Sie im Verwaltervertrag eine Kostenregelung für Eigentümerversammlungen vereinbaren. Üblich ist es etwa, dass das Honorar maximal zwei Versammlungen pro Jahr umfasst, für weitere Termine sollten Sonderhonorare fällig werden.

2. Erstellen der Tagesordnung

Was nicht auf der Tagesordnung steht, ist nicht beschlussfähig. Um weitere Versammlungstermine und die Anfechtung von Beschlüssen zu vermeiden, hat der Hausverwalter deshalb ein starkes Interesse, die Tagesordnung richtig aufzustellen. Dazu sollten nicht nur alle relevanten Themen aufgelistet sein – die Tagesordnungspunkte müssen auch hinreichend bestimmt sein.

Praxistipp: Jeder Hausverwalter tut gut daran, die Tagesordnung eng mit dem Verwaltungsbeirat abzusprechen und Beschlussanträge klar zu formulieren. Idealerweise besprechen Sie die Reihenfolge der TOPs nach der Eröffnung der Eigentümerversammlung.

3. Beschlussgültige Abstimmungen durchführen

Wer darf an der jeweiligen Abstimmung teilnehmen – und nach welchen Prinzipien wird abgestimmt? Das Stimmrecht ist ein häufiger Streitpunkt auf der Eigentümerversammlung.

Grundsätzlich sieht der Gesetzgeber hier das sogenannte Kopfprinzip vor: "Jeder Wohnungseigentümer hat eine Stimme". (§25 Abs.2 S.1 WEG). Auch wenn ein Eigentümer mehrere Wohnungen besitzt, soll er nach diesem Prinzip nur einmal abstimmen dürfen. Eine weitere Möglichkeit, die Mehrheitsverhältnisse bei der Eigentümerversammlung zu bestimmen, ist das Objektprinzip: Jede Einheit hat eine Stimme.

Das Wohneigentumsgesetz (WEG) gestattet aber ausdrücklich auch abweichende Regelungen. Entsprechend §10 Abs.1 S.2 ist ebenso das Wertprinzip zulässig, bei dem sich die Stimmkraft üblicherweise aus dem Miteigentumsanteil errechnet. Die Mehrheitsverhältnisse zu errechnen, ist hier vergleichsweise kompliziert. Wenn die Teilungserklärung keine Regelung zum Stimmprinzip enthält, ist es deshalb ratsam, den Wohnungseigentümern das Objektprinzip zu empfehlen – mit Ausnahme von Abstimmungen, die eine wohnflächenrelevante Kostenverteilung vorsehen.

Praxistipp: Klären Sie vor der Eigentümerversammlung, welches Abstimmungsprinzip vereinbart ist. Wenden Sie als Hausverwalter bei einer Abstimmung das falsche Stimmprinzip an, ist der Beschuss anfechtbar.

Wichtige Ausnahmen zum Stimmrecht: Wohnungseigentümer, die einen Rechtsstreit mit der Eigentümergemeinschaft führen, sind von relevanten Abstimmungen ausgeschlossen. Das gleiche gilt bei Maßnahmen, die auf Rechtsgeschäfte mit einzelnen Eigentümern bezogen sind.

4. Beschlusssammlung und Protokoll richtig erstellen

Als Versammlungsleiter obliegt es dem Hausverwalter auch, alle gefassten Beschlüsse zu protokollieren. Da der Verwalter seit 2007 gezwungen ist, alle Beschlüsse chronologisch aufzulisten, ist die Grundlage für das Protokoll bereits vorhanden. Wer die Beschlusssammlung nicht ordnungsgemäß führt, riskiert nach § 26 Abs. 1 eine fristlose Abberufung als Hausverwalter. Zur Bestätigung müssen der Verwalter, der Beiratsvorsitzenden und ein weiteres Beiratsmitglied das Protokoll unterzeichnen. Damit die Beschlüsse gültig werden können, sollte die Niederschrift den Eigentümern zudem rechtzeitig zugänglich sein.

Praxistipp: Es gibt keine gesetzliche Frist, innerhalb derer das Protokoll anzufertigen ist, nach gängiger Rechtsmeinung sollte die Niederschrift jedoch eine Woche vor Ablauf der einmonatigen Anfechtungsfrist einsehbar sein. Sonst können Eigentümer nach § 46 Abs. 1 S. 3 WEG wegen unverschuldeter Fristversäumung die Wiedereinsetzung in den vorigen Stand beantragen.

Eine gut geplante Eigentümerversammlung treibt die Entwicklung der Immobilie voran und bietet zahlreiche Vorteile – für Hausverwaltung und Bewohner.

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