Wie erstelle ich als Vermieter eine Nebenkostenabrechnung richtig
Wie erstelle ich als Vermieter eine Nebenkostenabrechnung richtig

Nebenkostenabrechnung

Eine fehlerhafte Nebenkostenabrechnung kommt viele Hausverwalter und Vermieter teuer zu stehen – im schlimmsten Fall verlieren sie den Anspruch auf Rückzahlung. Hier lesen Sie, wie Sie Fallstricke vermeiden.

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Fehler bei der Nebenkostenabrechnung vermeiden

Der Startschuss für eine erfolgreiche Nebenkostenabrechnung fällt, wenn Sie den Mietvertrag aufsetzen. Dabei legen Sie fest, welche Nebenkosten Sie auf den Mieter umlegen werden.

Dazu können zählen:
  • Grundsteuer
  • Wasserversorgung
  • Straßenreinigung
  • Müllabfuhr
  • Gebäudereinigung
  • Gartenpflege
  • Allgemeinstrom
  • Schornsteinreinigung
  • Kabel-Anschluss

Tabu hingegen sind Kosten für Hausverwaltung und Reparaturen sowie Bankgebühren.

Achtung: Positionen, die Sie im Mietvertrag vergessen, lassen sich nicht nachträglich in Rechnung stellen und sind verlorenes Geld. Lassen Sie sich deshalb genügend Zeit für die Aufstellung. Orientierungshilfe finden Sie in der Betriebskostenverordnung (§ 2 BetrKV).

Legen Sie Abrechnungszeitraum und Verteilungsschlüssel im Mietvertrag fest

Die nächsten Weichen, die Sie bereits im Mietvertrag stellen: Abrechnungszeitraum und Verteilungsschlüssel, mit dem Sie den Anteil des einzelnen Mieters an den allgemeinen Nebenkosten festlegen – etwa am Allgemeinstrom für die Außenbeleuchtung. Der Abrechnungszeitraum beträgt immer zwölf Monate und ist meistens identisch mit dem Kalenderjahr.

Wichtig: Sie dürfen keinesfalls mehr oder weniger als zwölf Monate abrechnen. Die Nebenkostenabrechnung wäre damit formell ungültig. Beschwert sich der Mieter, müssten Sie eine neue Abrechnung erstellen. Überschreiten Sie dabei die Ein-Jahres-Frist, verlieren Sie schlimmstenfalls den Anspruch auf Rückzahlung.

Die Verteilungsschlüssel lassen Ihnen Spielraum. Sie haben bei der Berechnung der Einzelkosten die Möglichkeit, die Wohnfläche, die Anzahl der Personen im Haushalt oder die Anzahl der Wohneinheiten als Maßstab zu nehmen. Sie können zum Beispiel die Grundgebühren gleichmäßig auf die Anzahl der Wohneinheiten verteilen, den Anteil an den Müllgebühren hingegen von der Anzahl der Personen im Haushalt abhängig machen. Egal, wie Sie sich entscheiden: Der Entschluss muss im Mietvertrag verankert sein. Treffen Sie keine Vereinbarung, wird die Wohnfläche zum Berechnungsmaßstab (§ 556a BGB).

Achtung: Bei der Abrechnung von Heiz- und Warmwasserkosten gilt es, Vorschriften der Heizkostenverordnung zu beachten. Sie schreibt unter anderem vor, die Heizkosten nach Verbrauch und Wohnfläche abzurechnen.

Tipps im Überblick
  • Nehmen Sie sich genügend Zeit, alle Nebenkosten-Positionen im Mietvertrag zu verankern.
  • Halten Sie Abrechnungszeitraum und Verteilungsschlüssel im Mietvertrag fest.
  • Beachten Sie die Vorschriften der Heizkostenverordnung.

Diese Angaben dürfen Sie in der Nebenkostenabrechnung nicht vergessen:

Einmal pro Jahr sind Sie verpflichtet, eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Geben Sie als Erstes den Abrechnungszeitraum an, der im Mietvertrag vereinbart ist. Achtung: Sie dürfen nur zwölf Monate abrechnen – ansonsten ist die Abrechnung formell unwirksam.

Als Nächstes listen Sie die Nebenkosten-Positionen auf. Für jede Position geben Sie die Gesamtkosten, den Verteilungsschlüssel und die anteiligen Kosten des Mieters an. Gestalten Sie diese Aufstellung so übersichtlich, dass der Mieter die Rechnung leicht nachvollziehen kann.

Der nächste Schritt: Sie summieren die anteiligen Kosten und verrechnen diese Gesamtkosten mit der Vorauszahlung des Mieters. Unterm Strich steht dann ein Guthaben oder eine Nachzahlung.

Ganz wichtig: Unterschreiben Sie das Dokument persönlich. Auf Nummer sicher gehen Sie mit der Zustellung per Einschreiben. Damit beweisen Sie im Streitfall die Zustellung der Nebenkostenabrechnung.

Für die Nebenkostenabrechnung gilt eine Abrechnungsfrist von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums. Ein Beispiel: Eine Abrechnung für den Zeitraum vom 1. Januar 2017 bis zum 31. Dezember 2017 muss der Mieter spätestens am 31. Dezember 2018 in Händen halten – diese Zeit steht Ihnen auch dann zu, wenn der Mieter im Laufe des Jahres ausgezogen ist und eine frühere Nebenkostenabrechnung fordert.

Mehr als 365 Tage dürfen Sie sich allerdings nicht Zeit nehmen. Denn die Abrechnungsfrist ist eine Ausschlussfrist. Verpassen Sie die Frist, braucht der Mieter nichts mehr nachzuzahlen. Erstellen Sie die Abrechnung deshalb frühzeitig. Dann bleibt Zeit, um auf Einwände des Mieters zu reagieren.

Ist eine Wohnanlage in Deutschland an das Breitband-Kabelnetz angeschlossen, können Gebühren für Kabelfernsehen entstehen. Diese können bei Mehrfachmietverträgen, sogenannten Mehrnutzerverträgen, für mehrere Wohneinheiten sinken. Die Kosten dafür dürfen Sie in der Regel über die Nebenkostenabrechnung an den Mieter übertragen – auch dann, wenn er den Kabel-Anschluss nicht nutzen möchte. Den Kabel-Anschluss müssen Sie allerdings als Nebenkosten-Position im Mietvertrag festhalten.

Tipps im Überblick
  • Geben Sie den korrekten Abrechnungszeitraum an (zwölf Monate).
  • Gestalten Sie die Abrechnung übersichtlich und leicht verständlich.
  • Halten Sie in jedem Fall die Abrechnungsfrist ein.
  • Unterschreiben Sie das Dokument persönlich.
  • Lassen Sie die Abrechnung per Einschreiben zustellen.

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Die Nebenkostenabrechnung oder auch Betriebskostenabrechnung genannt, muss rechtlich einwandfrei sein um im Nachhinein unschöne Rechtstreitigkeiten zu vermeiden. Dabei wird die Grundlage schon im Mietvertrag gelegt, denn hier können Sie bereits festlegen was Sie als Nebenkosten, mit welchen Schlüssel berechnen werden. Damit Sie eine Orientierung für das Aufsetzen der Nebenkostenabrechnung haben, zeigen wir Ihnen hier ein Übersicht.