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Papierlos vermieten

Schnell und papierlos vermieten – dank Digitalisierung können Hauseigentümer den Mieterwechsel viel effizienter gestalten. Von der Erstellung eines digitalen Exposés, virtuellen Besichtigungen bis hin zur elektronischen Signatur unter dem Mietvertrag.

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Dank Digitalisierung kein Problem

Nach einer Umfrage des Immobilienportals ImmoScout24 können sich knapp 60 Prozent der Deutschen vorstellen, einen neuen Mietvertrag digital abzuschließen. Vermieter, die ihre Wohnungen papierlos vermieten, stoßen diesbezüglich also auf großes Interesse bei potenziellen Mietern. Gleichzeitig reduziert die Digitalisierung den Zeitaufwand und entlastet gerade private Vermieter von lästigen Routinetätigkeiten.

Keine Annoncen in der Zeitung, keine Postsendungen mit Mieterfragebögen, Unterlagen und Verträgen – gegenüber dem traditionellen Vermietungsprozess spart das papierlose Vermieten effizient Zeit. Neben einer speziellen Software für Vermieter können Sie Online-Plattformen und Tools für digitale Dokumente nutzen. Für das digitale Vermieten werden zudem bereits spezielle Apps angeboten, zum Beispiel Mietify. Wir haben für Sie in 5 Schritten zusammengefasst, wie Sie einen Mieterwechsel schnell und unkompliziert abwickeln können:

  • Digitale Exposés erstellen
  • Virtuelle Wohnungsbesichtigungen durchführen
  • Digitale Mieterfragebögen nutzen
  • Mietvertrag digital abschließen
  • Digitales Übergabeprotokoll erstellen

1. Digitale Exposés erstellen

Die Suche nach neuen Mietern findet heute meist im Internet statt: Immobilienportale machen das papierlose Vermieten möglichst einfach. Statt einer Anzeige in der regionalen Zeitung bietet ein digitales Exposé folgende Vorteile:

  • Überregionale Sichtbarkeit Ihrer Annonce
  • Unkompliziertes Erstellen und Bearbeiten eines Inserates
  • Mehrwert für Wohnungssuchende durch Fotos, Grundrisse und Videos

Für Vermieter, die unkompliziert und papierlos vermieten möchten, sind Immobilienportale oder Apps mit intuitiv bedienbaren Tools empfehlenswert. Um die Aussagekraft eines digitalen Exposés zu optimieren, sollten Sie dabei auf Funktionen zum Erstellen professioneller Bildergalerien und die Nutzbarkeit auf PC, Tablet und Smartphone achten. Schließlich greifen immer mehr Wohnungssuchende heute mobil auf Inserate zu und erwarten eine hochwertige Präsentation auf allen Endgeräten.

2. Virtuelle Wohnungsbesichtigungen durchführen

Wer eine virtuelle Wohnungsbesichtigung anbieten kann, erreicht nicht nur mehr Interessenten – er verschafft potenziellen Mietern auch schnell ein realitätsnahes Bild von den Räumlichkeiten. Neben dem digitalen Exposé mit Fotos, Grundrisszeichnungen und wichtigen Daten zum Mietobjekt bieten Immobilienportale für ein persönliches Besichtigungserlebnis heute auch virtuelle Touren durch die Wohnung an.

Um Ihre Wohnung papierlos zu vermieten, können private Vermieter die Video-Besichtigung nahtlos in ihr Inserat integrieren. Virtuelle 360° Rundgänge bieten für Interessenten die Möglichkeit, Ihre Wohnung wie bei einer Vor-Ort-Besichtigung persönlich zu erleben – optimal für private Vermieter, die selbst nicht in der Immobilie wohnen und Besichtigungstermine reduzieren möchten. Bei vermieteten Wohnungen entlasten Sie sich zudem von umständlichen Terminabsprachen mit dem derzeitigen Bewohner.

3. Digitale Mieterfragebögen nutzen

In größeren Wohnungsunternehmen sind digitale Formulare bereits Standard. Bislang endet die Digitalisierung meist jedoch dort, wo Mieter eine Selbstauskunft erteilen sollen: Klassischerweise werden diese Informationen in Form von Mieterfragebögen bei der Besichtigung verteilt und auch wieder eingesammelt. Der Einsatz von virtuellen Wohnungsbesichtigungen bringt hier digitale Mieterfragebögen ins Spiel.

Zum papierlosen Vermieten können Vermieter interessierten Besichtigungsteilnehmern per Mail einen digitalen Mieterfragebogen zuschicken – bei Bedarf auch mit der Zustimmung zur Schufa-Auskunft. So erkennen Sie schnell, wie gut ein Mietinteressent zu Ihrer Immobilie passt. Moderne Vermietungsplattformen bieten hierzu fertige Fragebögen und eine automatisierte Bonitätsprüfung an. Als Vermieter haben Sie dabei die Sicherheit, dass die papierlose Vermietung nach den Richtlinien der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) erfolgt.

4. Mietvertrag digital abschließen

Mietverträge, die den Zeitraum eines Jahres übersteigen, müssen nach § 550 BGB schriftlich abgeschlossen werden. Das ist auch per E-Mail möglich. Demzufolge können Sie den Mietvertrag unterschreiben, einscannen und als Mail-Anhang versenden. Ganz ohne Papier kommen Sie auf diesem traditionellen Weg jedoch nicht aus. Für vollständig papierloses Vermieten wäre die elektronische Signatur für Mietverträge nötig.

Die EU-weit geltende eIDAS-Verordnung verlangt dabei für Mietverträge eine sogenannte fortgeschrittene elektronische Signatur, die eine eindeutige Identifizierung der Unterzeichner ermöglicht. Dank Digitalisierung ist das papierlose Vermieten heute auch für private Vermieter einfach umsetzbar. Der gesamte Vertragsabschluss kann sich damit auf wenige Stunden reduzieren. Zugleich sparen Sie Druck- und Portokosten.

Möglichkeiten für rechtssichere digitale Mietverträge bieten die unterschiedlichen Plattformen Vermietern, die papierlos vermieten wollen, die Möglichkeit, das Dokument vollständig digital zu erstellen und abzuspeichern. In den Portalen können Vermieter ihren Mietvertrag mit einem Online-Tool erstellen und vom Mieter direkt online unterzeichnen lassen. Auch das spart Druckkosten und den Weg zur Post. Zu den Plattformen, die diese Funktion anbieten, gehören unter anderem Immomio, ImmoScout24 und Mietify.

5. Digitales Übergabeprotokoll erstellen

Das letzte Dokument im Zuge einer Neuvermietung ist das Übergabeprotokoll. Anders als beim Mietvertrag gibt es hierfür keine Formvorschriften. Sie können das Übergabeprotokoll daher auch digital erstellen und unterschreiben. Wenn Sie die Wohnungsübergabe persönlich vornehmen ist es beispielsweise möglich, das Protokoll auf einem mitgebrachten mobilen Gerät zu unterzeichnen.

Anschließend senden Sie dem Mieter das Übergabeprotokoll elektronisch zu. Smartphone statt Faxen! Dank Digitalisierung können Sie Ihre Wohnungen so komplett papierlos vermieten.