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Virtuelle WEG-Versammlung: Vor- und Nachteile

Eine virtuelle WEG-Versammlung erspart Hausverwaltern viel Zeit und Kosten. Erfahren Sie hier, was die WEG-Reform für die digitale Verwaltung bedeutet – und wie Sie eine virtuelle Versammlung gestalten können.

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Was Hausverwalter wissen sollten

Die digitale Verwaltung bietet Hausverwaltern zahlreiche Vorteile: Sie können Arbeitsabläufe verschlanken und viele Routinetätigkeiten automatisieren. Die am 01.12.2020 in Kraft getretene WEG-Reform stellt nun auch die rechtlichen Weichen für eine virtuelle WEG-Versammlung: Dabei erleichtern digitale Eigentümerversammlungen nicht nur Verwaltern die Arbeit, auch die Wohnungseigentümer profitieren von innovativen Versammlungsformaten. Damit digital gefasste Beschlüsse tatsächlich Bestand haben, sollten Verwalter aber die Vor- und Nachteile der virtuellen WEG-Versammlung kennen.

Virtuelle WEG-Versammlungen künftig leichter möglich

Durch die WEG-Novelle können Hausverwalter die Möglichkeiten der digitalen Verwaltung künftig besser nutzen. Wie die virtuelle WEG-Versammlung technisch und organisatorisch ausgestaltet werden soll, dürfen die Wohnungseigentümer dabei beschlussweise selbst regeln.

Vergleicht man die verschiedenen Möglichkeiten, eine virtuelle Versammlung durchzuführen, erscheint eine Videokonferenz hier die beste zu sein. Sie gewährleistet, dass nachvollziehbar ist, wer teilnimmt und ist nicht öffentlich, sondern nur per Einladung zugänglich. Es empfiehlt sich allerdings, die Videokonferenz mit einer physischen Versammlung zu kombinieren. Nur so ist gewährleistet, dass auch Wohnungseigentümer an der Konferenz teilnehmen können, die nicht über die entsprechende Technik verfügen.

Wie ist der Ablauf einer virtuellen WEG Versammlung?

Ob klassische Präsenzversammlung oder digitale Versammlung – als Verwalter setzen Sie einen Termin fest und laden zur Eigentümerversammlung ein . Zu beachten ist dabei, dass die wichtigsten Kriterien einer herkömmlichen Eigentümerversammlung erfüllt sein müssen. Folglich muss die Versammlung für jedes Mitglied der WEG frei zugänglich und zugleich nicht öffentlich sein. Zudem sollen ein freier Meinungsaustausch und eine ordnungsgemäße Beschlussfreiheit ermöglichet werden.

Schon in der Einladung wird dabei auf die Möglichkeit der Onlineteilnahme hingewiesen, vorausgesetzt, der Wohnungseigentümer verfügt über die erforderliche technische Infrastruktur. Für die virtuelle WEG-Versammlung gibt es diese technischen Lösungen:

  • Videokonferenz: Eine technisch nicht besonders aufwändige Methode, um Abstimmungen ohne persönliche Teilnahme an der Eigentümerversammlung zu ermöglichen, bieten Apps wie Skype, Zoom oder Microsoft Teams. Zur Beschlussfassung können dann Abstimmungs-Tools wie TEDME, VOXR oder teambits verwendet werden. Bei der Auswahl des Votingtools sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass es rechtssicher und satzungskonform eingesetzt werden kann.
  • Software für virtuelle WEG Versammlung: Anders als bei der Präsenzversammlung treffen sich die zugangsberechtigten Teilnehmer hier mithilfe einer Spezialsoftware für Eigentümerversammlungen (etwa NEOVE, OwnARS) in einem virtuellen Konferenzraum. Wie bei einer realen Konferenz können bei der virtuellen WEG-Versammlung wichtige Informationen an einem digitalen Whiteboard festgehalten werden. Für Abstimmungen und Beschlussfassungen können Sie separate Module nutzen.

Die Vorteile der WEG-Versammlung im virtuellen Konferenzraum: Jedes WEG-Mitglied kann sich zu Wort melden und mit Hilfe von Abstimmungstools an der Beschlussfassung teilnehmen. Für Verwalter haben Online-WEG-Versammlungen zudem den Vorteil, dass sie alle erfolgten Abstimmungen einwandfrei nachvollziehen und dokumentieren können. Auch hybride Versammlungen, Bruchteilversammlungen und anonymisierte Abstimmungen sind möglich.

Unser Tipp: Weisen Sie unbedingt in der Einladung auf die audiovisuelle Ausstattung hin, die für eine Teilnahme an der virtuellen Eigentümerversammlung erforderlich ist.

Vor- und Nachteile der virtuellen WEG-Versammlung im Überblick

Durch Web-Meetings können Verwalter virtuelle WEG-Versammlungen flexibler planen. Außerdem haben die Teilnehmer die Möglichkeit, bequem von zu Hause aus am Meeting teilzunehmen. Um Fehler bei der digitalen Verwaltung zu vermeiden, empfiehlt es sich, ein digitales Medium zu wählen, welches juristisch und datenschutztechnisch die Anforderungen des WEG erfüllt.

Vorteile Nachteile
Zeit- und Kostenersparnis durch den Wegfall von langen Anreisen Rechtliche Unsicherheiten der digitalen Verwaltung
Bessere Flexibilität für Verwalter Eigentümer benötigen eine entsprechende technische Ausstattung
Leichtere Terminfindung, da die Eigentümer von jedem Ort aus teilnehmen können Fehlen der zwischenmenschlichen Kommunikation, erhöhtes Risiko für Missverständnisse
Schnelle Beschlussfassung

Virtuelle WEG-Versammlung – so beseitigen Sie Rechtsunsicherheiten

Reine virtuelle WEG-Versammlungen sind auch nach der WEG-Reform nicht vorgesehen: In Zeiten voller Terminkalender bietet die Gesetzesnovelle aber die Möglichkeit, unwillige oder ortsabwesende Eigentümer zur Online-Konferenz zu laden. Das reduziert den Zeitaufwand und spart Geld.

Diese konsequente Fortsetzung der digitalen Verwaltung kann aber rechtliche Tücken bergen. Rechtsunsicherheiten gilt es beispielsweise bei der Dokumentation von Abstimmungen zu beseitigen. Nach der neuen Bestimmung des § 23 Abs. 3 WEG bedarf die Zustimmung zu Umlaufbeschlüssen nicht mehr der Schriftform – die einfache Textform genügt.

Das heißt: Abstimmungen sind künftig auch per E-Mail, Handy-App oder TED-System möglich, was die digitale Verwaltung erheblich vereinfacht. Ein bloßes Nicken oder das Armheben in der Videokonferenz reicht aber auch künftig nicht aus, um rechtssichere Beschlüsse zu fassen. Wer als Verwalter eine virtuelle WEG-Versammlung leitet, sollte deshalb darauf achten, dass Abstimmungen den Anfordernissen der Textform genügen und die Ergebnisse in der Beschluss-Sammlung dokumentiert werden.